Question 1

Was kostet ein IT-Dienstleister für ein Unternehmen mit 25 Arbeitsplätzen?

Accepted Answer

Üblich ist eine monatliche Wartungspauschale je betreutem Arbeitsplatz plus Aufwand für Projekte. Bei 25 Arbeitsplätzen liegt der Rahmen für laufende Betreuung inklusive Monitoring, Patchmanagement und Support meist im mittleren dreistelligen bis unteren vierstelligen Bereich pro Monat – abhängig davon, wie viele Server, Standorte und Sonderanwendungen dazugehören. Entscheidend für die Vergleichbarkeit sind drei Fragen: Was ist in der Pauschale enthalten und was wird zusätzlich berechnet? Wie schnell ist die zugesagte Reaktionszeit bei Priorität 1? Und: Bekommen Sie die Dokumentation Ihrer Systeme ausgehändigt, auch wenn Sie wechseln?

Question 2

Wann braucht ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?

Accepted Answer

In Deutschland ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, sobald in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Gezählt werden alle, die regelmäßig am Rechner mit solchen Daten arbeiten – also meist fast die gesamte Belegschaft, einschließlich Teilzeit und Aushilfen. Unabhängig von der Zahl besteht die Pflicht, wenn die Kerntätigkeit in umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien besteht oder in systematischer Überwachung. Das betrifft zum Beispiel Arztpraxen und Labore unabhängig von ihrer Größe.

Question 3

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Accepted Answer

Für kleine und mittlere Unternehmen beginnen marktübliche Pauschalen bei etwa 190 Euro im Monat. Der Preis hängt an der Zahl der Beschäftigten, an der Art der verarbeiteten Daten und daran, wie viel im ersten Jahr aufzubauen ist – ein Unternehmen ohne Verarbeitungsverzeichnis braucht mehr Startaufwand als eines, das nur eine Betreuung fortführt. Ein externer Beauftragter ist in der Regel günstiger als eine interne Benennung, weil der interne Beauftragte Sonderkündigungsschutz genießt, geschult werden muss und für seine Datenschutzarbeit von anderen Aufgaben freizustellen ist.

Question 4

Wer ist von NIS2 betroffen?

Accepted Answer

Betroffen sind Unternehmen, die in einem der in der Richtlinie genannten Sektoren tätig sind und mindestens 50 Beschäftigte oder mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz haben. Zu den Sektoren zählen neben Energie, Verkehr und Gesundheit auch Teile des verarbeitenden Gewerbes – ausdrücklich genannt sind unter anderem Maschinenbau, Elektronik, Fahrzeugbau und Medizinprodukte. Auch wer selbst nicht unter die Richtlinie fällt, bekommt sie über die Lieferkette zu spüren: Betroffene Unternehmen müssen die Sicherheit ihrer Dienstleister vertraglich absichern und prüfen.

Question 5

Was verlangt der EU AI Act von einem normalen Mittelständler?

Accepted Answer

Drei Dinge sind auch ohne Hochrisiko-Anwendung relevant. Erstens die KI-Kompetenzpflicht: Beschäftigte, die KI einsetzen, müssen über ausreichendes Wissen verfügen – nachweisbar. Zweitens Transparenz: Wo Menschen mit einer KI interagieren oder KI-generierte Inhalte sehen, muss das erkennbar sein. Drittens eine Übersicht darüber, welche KI-Systeme im Unternehmen überhaupt genutzt werden. Hochrisiko wird es dort, wo KI über Menschen entscheidet – typisch im Personalbereich bei Vorauswahl von Bewerbungen oder Leistungsbewertung. Dann kommen Folgenabschätzung, menschliche Aufsicht und Dokumentation dazu.

Question 6

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Accepted Answer

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell ausgelesen und verarbeitet werden kann – etwa im Format XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei, bei der die strukturierten Daten in der PDF eingebettet sind. Ein gescanntes oder einfach als PDF exportiertes Dokument erfüllt die Anforderung nicht. Empfangen und verarbeiten können muss das seit Januar 2025 jedes Unternehmen im B2B-Bereich. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen.

Question 7

Wie läuft ein Wechsel des IT-Dienstleisters ab, ohne dass der Betrieb steht?

Accepted Answer

Ein geordneter Wechsel dauert in der Regel vier bis acht Wochen und beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Systeme, Lizenzen, Verträge, Zugänge, Dokumentation. Danach folgt die Übernahme von Monitoring und Backup – das sind die beiden Dinge, die keinen Tag Lücke vertragen. Erst anschließend werden Arbeitsplätze und Sonderanwendungen übernommen. Kritisch ist fast immer die Frage, ob der bisherige Dienstleister Administratorzugänge und Dokumentation herausgibt. Klären Sie das, bevor Sie kündigen – und lassen Sie sich beim neuen Vertrag schriftlich zusagen, dass Ihnen die Dokumentation gehört.

Question 8

Warum findet meine Website niemand, obwohl sie neu ist?

Accepted Answer

Neue Websites ranken nicht automatisch. In der Praxis liegt es meist an vier Punkten: Es gibt keine Seiten zu den Begriffen, nach denen Kunden tatsächlich suchen. Die Seiten laden langsam oder sind auf dem Handy unübersichtlich. Es fehlen lokale Signale wie ein gepflegtes Unternehmensprofil bei Google. Und niemand verlinkt auf die Seite. Hinzu kommt ein neuer Faktor: Immer mehr Menschen fragen zuerst eine KI. Dafür braucht eine Seite klare, zitierfähige Antworten auf konkrete Fragen – genau so, wie diese Seite hier aufgebaut ist.

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